8. Verarbeitung von Bewerberdaten
Wenn wir Ihre Bewerbung an das Jobportal senden, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten in einer sicheren Betriebsumgebung, um sie vor Verlust oder Missbrauch zu schützen. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist das jeweilige Unternehmen des BayWa r.e. Konzerns, bei dem Sie sich innerhalb unseres Bewerbermanagementsystems bewerben.
Die Kontaktdaten dieses Unternehmens ergeben sich aus der Stellenausschreibung im BayWa r.e. Jobportal.
8.1. Welche Daten werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen diese Daten?
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir insbesondere die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten:
- Stammdaten (z.B. Name, Geburtsdatum, Nationalität, Wohnort)
- Dokumente (z.B. Zeugnisse, Zertifikate, Lebenslauf)
- Ausbildungshistorie (z.B. Daten zur (höheren) Schulbildung, beruflichen Qualifikationen)
- Abrechnungsdaten (z.B. Bankdaten zur Erstattung von Bewerbungskosten)
- Kommunikationsdaten (z.B. E-Mail, Telefon)
- Logdaten, die bei der Nutzung von IT-Systemen anfallen
In Einzelfällen können die verarbeiteten Daten auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 Absatz 1 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umfassen, wie z.B. Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit oder Gewerkschaftsmitgliedschaft, wenn Sie uns diese im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen.
8.2. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage werden meine Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Einhaltung der DSGVO, nationaler Datenschutzgesetze und anderer relevanter nationaler Gesetze.
Die Datenverarbeitung dient der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, der Anbahnung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit dem Unternehmen der BayWa r.e. Gruppe, bei dem Sie sich beworben haben.
Rechtsgrundlage für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 b DSGVO in Verbindung mit der jeweils einschlägigen nationalen Regelung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. In Deutschland hat der Gesetzgeber zusätzlich zu Art. 6 Abs. 1 S. 1 b DSGVO die Regelung des § 26 BDSG – Datenverarbeitung zu Beschäftigungszwecken – erlassen.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 b DSGVO. Sofern die von Ihnen angestrebte Stelle die Verarbeitung von Gesundheitsdaten zur Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit erfordert, erfolgt dies auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 h DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen nationalen Vorschriften.
8.3. Wie läuft der Bewerbungsprozess ab?
Sie können sich direkt auf eine auf unserem BayWa r.e. Jobportal veröffentlichte Stellenanzeige bewerben, indem Sie Ihre Daten in das Bewerbungsformular der ausgeschriebenen Stelle eingeben. Neben der manuellen Eingabe haben Sie auch die Möglichkeit, bestimmte Stammdaten aus Ihrem XING- oder LinkedIn-Profil zu übernehmen sowie “CV Parsing” in das Bewerbungsformular zu nutzen.
Wir halten Sie per E-Mail über den Bearbeitungsstatus Ihrer Bewerbung auf dem Laufenden. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens fragen wir Sie möglicherweise, ob wir Ihre Bewerbungsunterlagen an andere, zu Ihrem Profil passende Stellenangebote – möglicherweise auch bei anderen BayWa r.e. Konzernunternehmen – weiterleiten oder in unseren Bewerberpool aufnehmen dürfen.
Falls Sie im BayWa r.e. Jobportal Ihr Interesse bekundet haben, können wir Sie fragen, ob wir Ihre Bewerbungsunterlagen an vakante Stellen innerhalb der BayWa r.e. weiterleiten dürfen. Sollte zum Zeitpunkt der Bewerbung keine Stelle Ihrem Qualifikationsprofil oder Ihren Wünschen entsprechen, können Sie nach vorheriger Absprache mit uns in unseren Bewerberpool aufgenommen werden.
Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail an BayWa r.e. mit Verweis auf das Bewerbungsverfahren werden nicht akzeptiert. Die Daten werden nicht in das Bewerbermanagementsystem übertragen. Papierbewerbungen werden daher sofort datenschutzgerecht entsorgt; Bewerbungen per E-Mail werden umgehend gelöscht. Eine Ausnahme besteht bei Erhalt einer Bewerbung in Papierform oder per E-Mail aufgrund eines besonderen Anlasses (z.B. Kennenlernen auf einer Messe). Ihre Daten werden in das Bewerbermanagementsystem importiert. Für Bewerbungen dieser Art gilt der oben beschriebene Prozess.
8.4. Wer erhält meine Daten?
Innerhalb der BayWa r.e. Gruppe, bei der die Bewerbung erfolgt, haben nur die für den Bewerbungsprozess zuständigen Personen und Stellen (z.B. Vorgesetzte, Personalabteilung, Fachbereich, Arbeitnehmervertretung) Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Gehören die am Bewerbungsprozess beteiligten Personen einem anderen Unternehmen der BayWa r.e. Gruppe an, können Ihre Daten in Einzelfällen an die jeweilige Person übermittelt werden.
Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten setzen wir Dienstleister ein. Mit diesen Dienstleistern haben wir die erforderlichen Verträge nach Datenschutzrecht abgeschlossen, sofern sie in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten. Für das Bewerbermanagement nutzen wir eine Softwarelösung der rexx systems GmbH, Süderstraße 75-79, 20097 Hamburg, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist.
8.5. Werden personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt?
Bei einer Bewerbung bei einem Unternehmen der BayWa r.e. Gruppe außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage des Art. 49 Abs. 1 b DSGVO, sofern keine anderen geeigneten Datenschutzgarantien vorliegen.
Das Rechenzentrum für die von uns genutzte Bewerberplattform der rexx systems GmbH befindet sich in Deutschland.
8.6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir müssen Ihre Daten für einen Zeitraum von 6 Monaten speichern, um die gesetzlichen Anforderungen für die ordnungsgemäße Bearbeitung einer Bewerbung zu erfüllen und Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und/oder deren Ablehnung beantworten zu können. 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, d.h. nachdem Sie von uns eine Zu- oder Absage erhalten haben, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht. Anonyme Bewerberstammdaten werden zu statistischen Zwecken erstellt.
Sobald Sie der Aufnahme in unseren Bewerberpool zugestimmt haben, werden Ihre Daten dort für einen Zeitraum von 12 Monaten gespeichert und verarbeitet. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.
Sobald Ihnen ein Stellenangebot eines Unternehmens der BayWa r.e. Gruppe unterbreitet wurde und Sie der Aufnahme in das entsprechende Bewerbungsverfahren zugestimmt haben, werden Ihre Daten an das jeweilige Unternehmen übermittelt. Für Ihre personenbezogenen Daten gilt die eingangs erwähnte Aufbewahrungsfrist von 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Wurde im Bewerbungsverfahren keine Einstellung vorgenommen oder haben Sie der Aufnahme in das Bewerbungsverfahren nicht zugestimmt, werden Ihre Daten wieder in unseren Bewerberpool zurückgeführt. In beiden Fällen werden Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 12 Monaten ab dem Datum der erstmaligen Pool-Aufnahme gespeichert und anschließend gelöscht.
