Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
Welche Daten werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen diese Daten?
Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Wer erhält meine Daten?
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Werden personenbezogene Daten an ein Drittland übermittelt?
Verarbeitung personenbezogener Daten zu Werbezwecken
Verarbeitung von Bewerberdaten
Kommunikation per E-Mail
Welche Daten werden beim Besuch dieser Webseite erhoben?
Welche Datenschutzrechte habe ich?
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir, die Solar-Planit Software GmbH (kurz nachstehend Solar-Planit) verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten (kurz „Daten“) daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Mit der Datenschutzerklärung wollen wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten in unserem Unternehmen und die Ihnen zustehenden datenschutzrechtlichen Ansprüche und Rechte umfassend im Sinne der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO) informieren.
Verantwortlich ist die Solar-Planit Software GmbH, Eisenbahnstraße 150, 72072 Tübingen, E-Mail: support.solar-planit@baywa-re.com.
Der Datenschutzbeauftragte der Solar-Planit Software GmbH ist unter der genannten Anschrift oder per E-Mail unter: data-protection-officer@baywa-re.com zu erreichen.
Personenbezogene Daten im Sinne der EU DSGVO sind sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar gilt eine natürliche Person, wenn sie direkt oder indirekt mittels einer Zuordnung, beispielsweise zu einer Kennung identifiziert werden kann.
Wir verarbeiten die Daten, die wir im Rahmen der Geschäftsanbahnung und -beziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir Daten, die vom Nutzer in der Software hinterlegt werden und Daten, die wir von sonstigen Unternehmen, mit denen wir in dauerhaften Geschäftsbeziehungen stehen, zulässigerweise erhalten haben (z.B. Stamm/Kontaktdaten, die bei der Registrierung hinterlegt werden, sowie Planungsdaten z.B. Adresse des betreffenden Gebäudes). Zu den personenbezogenen Daten zählen:
Ihre Stamm/Kontaktdaten wie:
Darüber hinaus verarbeiten wir ggf. auch folgende sonstige personenbezogene Daten:
Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) 2018 in der jeweils geltenden Fassung:
• im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs. 1lit. a DSGVO):
Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung zu den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und im darin genannten Umfang. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Wenden Sie sich hierzu bitte an den unter Nr. 1 genannten Kontakt.
• zur Erfüllung von (vor-)vertraglichen Pflichten (Art 6 Abs. 1lit. b DSGVO):
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt für den Verkauf und Vertrieb unserer Dienstleistungen-sowie zur Kundenverwaltung und -analyse. Die Daten werden insbesondere bei Geschäftsanbahnung und bei Durchführung der Verträge mit Ihnen verarbeitet, beispielsweise in folgenden Fällen:
Die Verarbeitung Ihrer Daten ist im Rahmen der Anbahnung bzw. zum Abschluss und zur Erfüllung von mit uns geschlossenen Verträgen erforderlich. Sie sind zur Überlassung Ihrer Daten weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, werden wir den Abschluss des Vertrags oder die Ausführungen des Auftrags in der Regel ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr erfüllen können und folglich beenden müssen.
• zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art 6 Abs. 1lit. c DSGVO):
Eine Verarbeitung Ihrer Daten ist zum Zweck der Erfüllung unterschiedlicher gesetzlicher Verpflichtungen z.B. aus dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung, Geldwäschebestimmungen, produktspezifischen Regelungen wie etwa der Gefahrstoffverordnung gesetzlich vorgeschrieben.
• zur Wahrung berechtigter Interessen (Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):
Aufgrund einer Interessenabwägung kann eine Datenverarbeitung über die eigentliche Erfüllung des Vertrags hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten erfolgen. Eine Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt beispielsweise in folgenden Fällen:
Wenn wir Dienstleister einsetzen, die in unserem Auftrag tätig sind, handelt es sich bei diesen Dienstleistern in datenschutzrechtlicher Hinsicht im Regelfall um Auftragsverarbeiter. In diesen Fällen bleiben wir dennoch für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten. Die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter erhalten Ihre Daten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese sind z.B. IT- Dienstleister, die wir für Betrieb und Sicherheit unseres IT-Systems benötigen sowie Werbe- und Adressenverlage für eigene Werbeaktionen.
Ihre Daten werden in Kundendatenbanken der BayWa r.e. AG und deren Tochtergesellschaften verarbeitet. Diese Kundendatenbanken unterstützen die Anhebung der Datenqualität der vorhandenen Kundendaten (Dublettenbereinigung, Verzogen/Verstorben-Kennzeichen, Adresskorrektur), und ermöglichen die Anreicherung mit Daten aus öffentlichen Quellen. Diese Daten werden den Konzerngesellschaften der BayWa r.e., die an der BayWa r.e.-Kundendatenbank teilnehmen (teilnehmende Gesellschaften), zur Verfügung gestellt und können für personalisierte Direktmarketing Aktionen (z.B. Newsletter), für gezieltes Online Marketing und personalisierte Online-Shop-Gestaltung, verwendet werden.
Durch die Kundendatenbank sollen teilnehmende Gesellschaften, welche die gleichen Kunden betreuen, Informationen über diese Kunden organisationsübergreifend nutzen können. Diese Vorgehensweise hat das Ziel, den Kunden stets die aktuellste und relevanteste Information bereit zu stellen. Diese Verarbeitung von Kundeninteressen stellt Profiling im Sinne von Art. 4 DS-GVO dar; eine automatisierte Entscheidungsfindung erfolgt nicht. Das Speichern von Kundendaten erfolgt unternehmensbezogen und getrennt, wobei die BayWa r.e. AG für die einzelnen teilnehmenden Gesellschaften als Dienstleister fungiert.
Eine Übersicht über die Konzerngesellschaften der BayWa r.e. AG finden Sie unter nachfolgendem Link: https://www.baywa-re.de/de/unternehmen/ueber-baywa-re/standorte
Sie können der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. Ihre personenbezogenen Stammdaten werden anschließend aus der BayWa-Kundendatenbank gelöscht. Um von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch zu machen, wenden Sie sich bitte an:
data-protection-officer(at)baywa-re.com
Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung sowie im Rahmen der Rechtsverfolgung können Behörden, Gerichte, Rechtsanwälte sowie externe Auditoren Empfänger Ihrer Daten sein.
Darüber hinaus können zum Zweck der Vertragsanbahnung und -erfüllung Versicherungen, Banken und Auskunfteien Empfänger Ihrer Daten sein und beim Verkauf von Projekten auch Investoren.
Wir speichern Ihre Daten so lange, wie dies erforderlich ist, um die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke zu erfüllen. Sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, löschen wir Ihre Daten nach der Zweckerreichung.
So verarbeiten wir bspw. Ihre Daten bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung oder bis zum Ablauf der geltenden Garantie-, Gewährleistungs-, Verjährungs- und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (etwa aus dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung). Letzte können bis zu acht Jahre betragen. Darüber hinaus speichern wir die Daten ggf. bis zur rechtskräftigen Beendigung von Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.
Bei der Videoüberwachung werden die Bilddaten in der Regel nach 7 Tagen gelöscht.
Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich innerhalb der Grenzen des Europäischen Wirtschaftsraumes. Zusätzlich zu den EU-Mitgliedsstaaten umschließt dieser Island, Liechtenstein und Norwegen. Staaten, die nicht zum Europäischen Wirtschaftsraum gehören, bezeichnet die EU-DSGVO als Drittländer.
Eine Übermittlung von Daten an ein Drittland findet im Einzelfall und nur auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, von Standardvertragsklauseln, geeigneter Garantien oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung statt. Die Standardvertragsklauseln und eine Übersicht der Angemessenheitsbeschlüsse finden Sie unter diesen Links.
Wir nutzen Ihre Daten auch, um mit Ihnen über Ihre Bestellungen, bestimmte Produkte oder Marketingaktionen zu kommunizieren und Ihnen Produkte oder Dienstleistungen zu empfehlen, die Sie interessieren könnten.
Produktempfehlungen per E-Mail:
Die BayWa r.e. ist unter den gesetzlichen Voraussetzungen des § 7 Abs 3 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) berechtigt, die E-Mail-Adresse, die Sie uns bei der Bestellung eines Produktes oder einer Dienstleistung angegeben haben, zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen zu nutzen. Diese Produktempfehlungen erhalten Sie von uns unabhängig davon, ob Sie einen Newsletter abonniert haben.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Vermarktung unserer Produkte und Dienstleistungen gegenüber unseren Bestandskunden. Wenn Sie keine Produktempfehlungen per E-Mail mehr von uns erhalten möchten, können Sie der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse zu diesem Zweck jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Wenden Sie sich hierzu bitte an den unter Nr. 1 genannten Kontakt. Selbstverständlich ist in jeder E-Mail auch immer ein Abmeldelink enthalten.
Wenn Sie uns über das BayWa r.e. Jobportal Ihre Bewerbung zukommen lassen, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten in einer sicheren Betriebsumgebung, um sie vor Verlust oder Missbrauch zu schützen. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die jeweilige Gesellschaft der BayWa r.e. Gruppe bei der Sie sich im Rahmen unseres Bewerbermanagementsystems bewerben. Die Kontaktdaten dieser Gesellschaft ergeben sich aus der Stellenanzeige im BayWa r.e. Jobportal.
Im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:
Zu den verarbeiteten Daten können im Einzelfall auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gehören, wie z.B. Daten zur Gesundheit, Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit, sofern Sie uns diese im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen.
Die Datenverarbeitung dient der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, zur Anbahnung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit der der Solar-Planit Software GmbH.
Rechtsgrundlage für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf der Basis von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO. Sofern für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, eine Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit erforderlich ist, so erfolgt dies auf Basis von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung.
Sie können sich direkt auf eine in unserem BayWa r.e. Jobportal veröffentlichte Stellenanzeige bewerben, indem Sie Ihre Daten in das Bewerbungsformular der ausgeschriebenen Stelle einpflegen. Neben der manuellen Eintragung haben Sie dabei die Möglichkeit, bestimmte Stammdaten aus Ihrem XING- oder LinkedIn-Profil sowie auch durch die Nutzung von „CV Parsing“ in das Bewerbungsformular zu übertragen.
Über den Bearbeitungsstatus Ihrer Bewerbung halten wir Sie per E-Mail informiert. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden wir Sie gegebenenfalls fragen, ob wir Ihre Bewerbungsunterlagen an andere auf Ihr Profil passende Stellenangebote – unter Umständen auch bei anderen Gesellschaften der BayWa r.e. Gruppe – weiterleiten oder diese in unseren Bewerberpool aufnehmen dürfen.
Haben Sie sich initiativ bei uns über das BayWa r.e. Jobportal beworben, dann werden wir Sie gegebenenfalls fragen, ob wir Ihre Bewerbungsunterlagen an auf Ihr Profil passende Stellenangebote innerhalb der BayWa r.e. Gruppe weiterleiten dürfen. Sollte es zum Zeitpunkt der Bewerbung keine Ihrer Qualifikation oder Ihren Wünschen entsprechende Position geben, erfolgt nach vorheriger Rücksprache mit Ihnen gegebenenfalls eine Aufnahme in unseren Bewerberpool.
Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail werden mit dem Hinweis auf den Bewerbungsprozess über unser BayWa r.e. Jobportal nicht angenommen. Es findet keine Übertragung der Daten in das Bewerbermanagementsystem statt. Daher werden Bewerbungen in Papierform sofort datenschutzgerecht entsorgt; Bewerbungen per E-Mail werden sofort gelöscht. Eine Ausnahme hiervon stellt der Erhalt einer Bewerbung in Papierform oder per E-Mail aufgrund eines besonderen Anlasses (z.B. Kennenlernen auf einer Messe) dar. So werden Ihre Daten in das Bewerbermanagementsystem importiert. Für Bewerbungen dieser Art gilt ebenso der oben dargestellte Prozess.
Innerhalb der Solar-Planit Software GmbH, bei welcher die Bewerbung erfolgt, erhalten nur die hierfür zuständigen Personen und die am Bewerbungsprozess beteiligten Stellen (z.B. Vorgesetzte, Personalbereich, Fachbereich, Arbeitnehmervertretungen), zu den oben genannten Zwecken, Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Sofern die am Bewerbungsprozess beteiligten Personen einer anderen Gesellschaft der Solar-Planit Software GmbH angehören, können Ihre Daten im Einzelfall an die jeweiligen Personen übermittelt werden.
Wir setzen Dienstleister zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten ein. Mit diesen Dienstleistern haben wir die datenschutzrechtlich erforderlichen Verträge geschlossen, sofern diese personenbezogenen Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Für das Bewerbermanagement nutzen wir eine Softwarelösung der rexx systems GmbH, Süderstraße 75-79, 20097 Hamburg, welche für uns diesbezüglich als Auftragsverarbeiter tätig ist.
Bei einer Bewerbung für eine Gesellschaft der BayWa r.e. Gruppe außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt die Übermittlung auf Basis des Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern keine anderen angemessenen Datenschutzgarantien vorhanden sind.
Die Rechenzentren für die von uns genutzten Bewerberplattformen der rexx systems GmbH und Workday Limited befinden sich im EWR.
Sollte Ihre Bewerbung nicht zu dem Abschluss eines Anstellungsvertrages führen, speichern wir Ihre Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermittelt haben, für einen Zeitraum von sechs (6) Monaten, nachdem Sie die Absage von uns erhalten haben. Kommt es zum Abschluss eines Anstellungsvertrages mit Ihnen, werden Ihre Daten von unserer Personalverwaltung weiterverarbeitet. Die Daten werden dann für die Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie für einen Zeitraum von bis zu 30 Jahren nach Ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen gespeichert. Der Zeitraum von 30 Jahren beruht auf den langen Verjährungsfristen für Zahlungen an Sozialversicherungsträger gem. § 25 Abs. 1 Satz 2 SGB IV und Ansprüche auf Leistungen aus der betriebliche Altersvorsorge gem. § 18a BetrAVG.
Sofern Sie von uns eine Absage auf eine Stelle erhalten, auf die Sie sich beworben haben, können wir Ihre Bewerbungsunterlagen mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. a DSGVO) in unseren Bewerbungspool aufnehmen. In diesem Fall speichern wir Ihre Bewerbungsdaten für den Zeitraum von 12 Monaten.
In dem Zeitraum, in dem Ihre Bewerbungsdaten in unserem Bewerbungspool gespeichert sind, können wir Ihnen Stellenangebote einer der BayWa r.e.-Gesellschaften vorschlagen. Sollten Sie sich auf eine dieser Stellen bewerben wollen und Sie uns dies mitteilen, übermitteln wir Ihre Bewerbungsdaten an die jeweilige Gesellschaft. Kommt es bei dieser Gesellschaft zu einer Anstellung, verarbeitet deren Personalverwaltung Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Anstellungsverhältnisses weiter (vgl. oben 9.4). Sollte es zu keiner Anstellung kommen oder Sie die Anstellung ablehnen, speichert die BayWa r.e.-Gesellschaft, die Ihre Bewerbungsdaten aus dem Bewerbungspool erhalten hat, Ihre Daten ebenfalls für die Dauer der eingangs erwähnten sechs (6) Monate. Außerdem werden Ihre Daten wieder in unseren Bewerberpool überführt. In jedem Fall werden Ihre Daten aus dem Bewerbungspool 12 Monate nach der Aufnahme in den Bewerbungspool gelöscht.
Sie können die Einwilligung in die Speicherung Ihrer Daten in unserem Bewerbungspool jederzeit widerrufen. Es verbleibt dann bei den Löschfristen der jeweiligen Bewerbungsverfahren.
Bitte beachten Sie, dass der Versand unverschlüsselter E-Mails als unsicher anzusehen ist, da Unbefugte den Inhalt der E-Mail zur Kenntnis nehmen und ggf. manipulieren können. Deshalb empfehlen wir Ihnen, in der Kommunikation mit uns keine sensiblen Daten per E-Mail zu schicken. Als Bewerber nutzen Sie bitte unser Bewerberportal, da dort Ihre Bewerbungsunterlagen auf gesichertem Weg übertragen werden. Sollte es doch einmal erforderlich sein, sensible Daten per E-Mail zu schicken, nutzen Sie bitte eine Möglichkeit der Inhaltsverschlüsselung.
Zum Schutz unserer Mitarbeitenden und unserer IT-Systeme werden alle eingehenden E-Mails durch den Dienst des Anbieters Cloudflare, Inc. auf Anomalien und Schadmuster überprüft. Cloudflare arbeitet in unserem Auftrag. Alle Dienste werden über Rechenzentren innerhalb des EWR erbracht.
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Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit und auf Beschwerde unter den Voraussetzungen des Datenschutzrechts.
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Sie können von uns eine Auskunft verlangen, ob und in welchem Ausmaß wir Ihre Daten verarbeiten. Darüber hinaus steht Ihnen zu, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
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Unabhängig von der Wahrnehmung Ihres Rechts auf Löschung werden wir Ihre Daten umgehend und vollständig löschen, soweit keine diesbezügliche rechtsgeschäftliche oder gesetzliche Aufbewahrungsfrist entgegensteht.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:
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Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen,
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Recht auf Datenübertragbarkeit:
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Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen aufklären zu können. Selbstverständlich haben Sie das Recht, sich an jede Aufsichtsbehörde zu wenden. Die zuständige Behörde für die Solar-Planit Software GmbH ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.
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